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KI im Recruiting: EU AI Act für Personalwesen und HR
Kaum ein Bereich ist vom EU AI Act so klar erfasst wie das Personalwesen. Anhang III Nummer 4 beginnt früher als viele erwarten, und zwei Vorschriften treffen Arbeitgeber, die sonst niemanden treffen. Dieser Beitrag zieht die Grenzen.
Im Personalwesen entscheidet KI über berufliche Zukunft. Der EU AI Act zieht daraus deutliche Konsequenzen: Beschäftigung und Personalmanagement bilden eine eigene Nummer in Anhang III, und zwei Vorschriften der Verordnung richten sich ausschließlich an Arbeitgeber.
Seit dem 2. August 2026 gelten die Hochrisiko-Vorschriften. Dieser Beitrag zeigt, wo der erfasste Bereich beginnt und welche Pflichten im HR über den allgemeinen Katalog hinausgehen.
Der erfasste Bereich beginnt vor der Bewerbung
Anhang III Nummer 4 Buchstabe a erfasst KI-Systeme, die bestimmungsgemäß für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden sollen. Der Gesetzestext nennt dann drei Beispiele: gezielte Stellenanzeigen schalten, Bewerbungen sichten oder filtern, Bewerber bewerten.
Das erste Beispiel überrascht viele HR-Teams. Wer Stellenanzeigen algorithmisch an bestimmte Zielgruppen ausspielt, bewegt sich im Hochrisiko-Bereich, bevor eine einzige Bewerbung eingegangen ist. Der Gesetzgeber hat damit die Stelle erfasst, an der Auswahl faktisch zuerst stattfindet: bei der Frage, wer von der Vakanz überhaupt erfährt.
Buchstabe b deckt die zweite Hälfte des Beschäftigungsverhältnisses ab. Erfasst sind Entscheidungen über die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen, über Beförderungen und Kündigungen, die Zuweisung von Aufgaben aufgrund individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale sowie die Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten.
Drei Werkzeuge, drei Einstufungen
Ein Sprachwerkzeug formuliert den Text einer Stellenanzeige geschlechtsneutral um. Es trifft keine Auswahl zwischen Personen und fällt nicht unter Nummer 4. Dieselbe Software entscheidet anschließend, welchen Nutzergruppen die Anzeige angezeigt wird. Das ist Nummer 4 Buchstabe a. Ein drittes System wertet Tastaturaktivität aus und erstellt daraus Leistungsprofile. Das ist Nummer 4 Buchstabe b.
Wer als Beschäftigter gilt
Erwägungsgrund 57 erläutert die Reichweite. Einschlägige Arbeitsvertragsverhältnisse sollen in sinnvoller Weise Beschäftigte erfassen und daneben Personen, die Dienstleistungen über Plattformen erbringen. Wer Auftragsvergabe oder Bewertung auf einer Plattform algorithmisch steuert, sollte die Einstufung deshalb nicht allein am arbeitsrechtlichen Status festmachen.
Der Erwägungsgrund benennt auch den Grund für die strenge Einstufung. Solche Systeme können historische Diskriminierungsmuster fortschreiben, etwa gegenüber Frauen, bestimmten Altersgruppen, Menschen mit Behinderungen oder Personen einer bestimmten ethnischen Herkunft.
Die Betreiberrolle im HR
Die Verordnung unterscheidet Anbieter und Betreiber. Personalabteilungen entwickeln in aller Regel keine Systeme, sie setzen eingekaufte ein. Damit sind sie Betreiber, und der Pflichtenkatalog aus Artikel 26 trifft sie unmittelbar.
Er verlangt die bestimmungsgemäße Verwendung nach Betriebsanleitung, die menschliche Aufsicht durch Personen mit der erforderlichen Kompetenz und Befugnis, geeignete und repräsentative Eingabedaten sowie die Aufbewahrung der Systemprotokolle. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zu Hochrisiko-KI-Systemen.
Versteckte KI in HR-Software
Bewerbermanagement, Active Sourcing und Matching-Plattformen bringen KI-Funktionen oft mit, ohne sie im Alltag sichtbar zu machen. Die Betreiberpflichten hängen an der Funktion, nicht am Produktnamen. Ein Werkzeuginventar, das jede Funktion einzeln einordnet, ist deshalb der erste Schritt.
Zwei Pflichten, die nur Arbeitgeber treffen
Hier endet der allgemeine Teil. Zwei Vorschriften richten sich an die Arbeitgeberrolle und kommen in keinem anderen Branchenkontext in dieser Form vor.
Artikel 26 Absatz 7 verlangt eine Information vor der Inbetriebnahme. Arbeitgeber müssen die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Arbeitnehmer darüber unterrichten, dass sie der Verwendung eines Hochrisiko-KI-Systems unterliegen werden. Die Vorschrift verweist ergänzend auf die Regeln und Gepflogenheiten zur Unterrichtung von Arbeitnehmern auf Unionsebene und nationaler Ebene. Sie tritt damit neben die Mitbestimmungsrechte, sie ersetzt sie nicht.
Der Zeitpunkt zählt. Die Information gehört vor die Inbetriebnahme, nicht in den Rückblick.
Artikel 86 gibt der Gegenseite ein Recht. Wer von einer Entscheidung betroffen ist, die ein Betreiber auf Grundlage der Ausgaben eines Anhang-III-Systems getroffen hat, kann eine klare und aussagekräftige Erläuterung verlangen. Sie muss die Rolle des KI-Systems im Entscheidungsprozess und die wichtigsten Elemente der Entscheidung erfassen. Voraussetzung ist, dass die Entscheidung rechtliche Auswirkungen hat oder die Person ähnlich erheblich beeinträchtigt.
Für die Praxis heißt das: Eine Absage, an der ein Auswahlsystem mitgewirkt hat, kann eine Erläuterungspflicht auslösen. Wer nicht nachvollziehen kann, wie sein eigenes Werkzeug zu einer Rangfolge kommt, kann diese Pflicht nicht erfüllen.
Was das für die Aufsicht bedeutet
Artikel 26 Absatz 2 verlangt, dass die Aufsicht Personen übertragen wird, die dafür Kompetenz, Ausbildung und Befugnis besitzen. Im Recruiting scheitert das selten an der Kompetenz und oft an der Befugnis. Wer eine Vorauswahl im Zeitdruck bestätigt, ohne sie ändern zu dürfen oder zu können, übt keine Aufsicht aus.
Eine belastbare Aufsicht braucht drei Dinge: Zeit, Zugang zu den Gründen einer Empfehlung und das ausdrückliche Recht, von ihr abzuweichen.
Datenschutz und Mitbestimmung gelten weiter
Der AI Act verdrängt bestehendes Recht nicht. Für Bewerber- und Beschäftigtendaten gilt die Datenschutz-Grundverordnung unverändert, einschließlich der Vorgaben zur automatisierten Entscheidungsfindung. Nach Artikel 26 Absatz 9 können Betreiber die Informationen aus Artikel 13 nutzen, um ihrer Pflicht zur Datenschutz-Folgenabschätzung nachzukommen. Beide Prüfungen lassen sich also verzahnen.
Die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27 trifft private Arbeitgeber dagegen nicht allein wegen Nummer 4. Sie gilt für Einrichtungen des öffentlichen Rechts, für private Einrichtungen mit öffentlichen Diensten sowie für Betreiber von Systemen nach Anhang III Nummer 5 Buchstaben b und c. Näheres dazu steht im Beitrag zur KI in der öffentlichen Verwaltung.
Sanktionen
Verstöße gegen die Betreiberpflichten aus Artikel 26 fallen unter Artikel 99 Absatz 4. Für kleine und mittlere Unternehmen greift nach Absatz 6 jeweils der niedrigere der beiden dort genannten Werte. Die Systematik erklärt der Beitrag zu Bußgeldern und Sanktionen.
Für Artikel 4 selbst sieht die Verordnung keine eigene EU-Geldbuße vor. Sanktionen richten sich dort nach nationalem Recht.
Die KI-Kompetenz im HR-Team
Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 und unabhängig von der Risikostufe. Er trifft Recruiter, Personalreferenten und Führungskräfte, die mit den Ergebnissen arbeiten.
Im HR hat diese Pflicht eine besondere Schlagseite. Wer eine Rangfolge von Bewerbern übernimmt, muss wissen, worauf sie beruht und wo sie systematisch danebenliegen kann. Wer eine Absage nach Artikel 86 erläutern soll, braucht dieses Verständnis ohnehin.
Was HR-Teams jetzt tun sollten
- Werkzeuge inventarisieren. Welche Funktion trifft oder beeinflusst eine Auswahl zwischen Personen? Die Ausspielung von Anzeigen gehört ausdrücklich dazu.
- Nach Buchstabe a und b sortieren. Bewerberauswahl und laufendes Arbeitsverhältnis lösen unterschiedliche Prozesse aus.
- Arbeitnehmervertreter informieren, bevor ein System in Betrieb geht. Artikel 26 Absatz 7 verlangt den Zeitpunkt davor.
- Erläuterungsfähigkeit herstellen. Klären Sie vorab, wer eine Entscheidung nach Artikel 86 erklären kann und woher die Angaben kommen.
- Aufsicht mit Befugnis ausstatten, nicht nur mit Verantwortung.
- Eingabedaten prüfen, soweit sie Ihrer Kontrolle unterliegen.
- Kompetenzaufbau dokumentieren.
Den Rahmen der Kompetenzpflicht erklärt der Leitfaden zu Artikel 4. Für die Umsetzung im Team hilft KI-Schulung für Mitarbeiter.
Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, insbesondere Art. 4, Art. 26, Art. 27, Art. 86, Art. 99, Erwägungsgrund 57 und Anhang III Nr. 4.
Häufige Fragen
Ist KI im Recruiting hochriskant nach EU AI Act?+
In weiten Teilen ja. Anhang III Nummer 4 Buchstabe a erfasst KI für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen, ausdrücklich auch das gezielte Schalten von Stellenanzeigen sowie das Sichten, Filtern und Bewerten von Bewerbungen. Buchstabe b erfasst Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderung, Kündigung und die Bewertung von Leistung und Verhalten.
Fällt das Ausspielen von Stellenanzeigen wirklich darunter?+
Anhang III Nummer 4 Buchstabe a nennt gezielte Stellenanzeigen ausdrücklich als Beispiel. Der Hochrisiko-Bereich beginnt damit, bevor sich jemand beworben hat. Ein Werkzeug, das lediglich den Text einer Anzeige verbessert, trifft dagegen keine Auswahl zwischen Personen.
Muss ich den Betriebsrat informieren?+
Artikel 26 Absatz 7 verlangt, dass Arbeitgeber vor der Inbetriebnahme eines Hochrisiko-KI-Systems am Arbeitsplatz die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Arbeitnehmer darüber informieren. Diese Pflicht folgt aus dem AI Act selbst und gilt neben den Mitbestimmungsrechten des nationalen Rechts.
Können abgelehnte Bewerber eine Begründung verlangen?+
Artikel 86 gibt betroffenen Personen ein Recht auf eine klare und aussagekräftige Erläuterung zur Rolle des KI-Systems im Entscheidungsprozess. Es greift bei Entscheidungen auf Grundlage eines Anhang-III-Systems, die rechtliche Auswirkungen haben oder die Person ähnlich erheblich beeinträchtigen.
Gilt das auch für gekaufte Recruiting-Software?+
Ja. Wer ein KI-System unter eigener Verantwortung einsetzt, ist Betreiber, unabhängig davon, wer es entwickelt hat. Die Pflichten aus Artikel 26 treffen dann das einsetzende Unternehmen, nicht den Softwareanbieter.
Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act), EUR-Lex. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Dieser Beitrag entstand mit Unterstützung durch KI und wurde vor der Veröffentlichung von einem Menschen geprüft. Wie wir KI einsetzen